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電子表格管理優劣分析

發布時間：2022-04-29丨點擊量：2500

電子表格管理優劣分析

幾十個老帳算先生，各自拿出一個算盤，如臨大敵。一聲令下，他們便開始霹靂啪啦地撥拉著算珠，幾個回合下來，當各自報出的最終結果終于一致時，方才長吁一口氣。這是電視劇《胡雪巖》中的場景。

現在是二十一世紀，傳統的純手工管理模式已逐漸退出了歷史舞臺，淡出了我們的視野。最起碼，我們也要用上電子表格化管理。你只需要一臺電腦，上不上網都沒有關系。 常用的工具是Excel或WPS。

優勢分析

相比紙質筆記本，電子表格的功能實在要強大太多。直觀，易上手，是電子表格最大的特點。可以直接創建文件、錄入、撤消、修改、填充、刪除，可快速查詢，可以設置公式，可以插入圖片、圖形等等等等。對于有一定基礎的使用者來說，求和求平均條件等函數使用的麻溜溜的，更厲害的還可通過VBA編程，實現一些較為復雜的功能。

劣勢分析

多而雜

隨時一段時間的數據積累，你的電腦里就會出現一大堆的電子表格：公司的， 個人的；工廠的，外發的；工人的，文員的，部門的，整個公司的；金料的，石料的； 結存的，員工產量的、盤點對帳的、工資核算的、報關的、應付檢查的……

管理混亂

電子表格的管理，大多以文件夾+電子表格+網絡共享的形式工作。電子表格基于實際需要而建立，大多沒有統一規則的格式及命名，不同人在不同時間創建了一堆各具用途的電子表格。它們可能名稱一樣，但內容千差萬別；它們也可能名稱不一樣，但內容幾乎一致。這就給我們的管理人員帶來很多不必要的麻煩。

時效慢

如果你要查某一個文件，可能要經過多臺電腦，問過好幾個人，然后進入多層路徑，最終才可能順利地找到你要的文件。即便你順利找到了想要的文件，當你打開時，如果文件太大，可能在你打開、保存時也要等上相當長的時間。

權限控制難

對于共享電子表格來說，一次只能允許一個用戶進行編輯管理，其他的用戶只能查看。你是否有遇到過，明明記得剛改過的資料，當你再一次打開文件時，卻發現數據全變了，有時甚至連文件都找不到了。

數據不太安全

由于電子表格只是一種較普通格式的數據文件。它可能被人為移走、修改甚至是刪除，也可能因電腦故障導致文件損壞，或者是受病毒感染導致文件丟失，都將導致不可挽回的損失。